Zwischen 20 und 35 Prozent des Jahreszieleinkommens — das ist die Spanne, die Sie im DACH-Raum für eine Besetzung über einen Headhunter einplanen müssen. Bei einer Vertriebsführungskraft mit 150.000 Euro Zieleinkommen also irgendwo zwischen 30.000 und 52.500 Euro. So weit die Zahl, nach der in fast jedem Erstgespräch zuerst gefragt wird. Sie stimmt, und sie hilft trotzdem kaum weiter. Was Sie am Ende tatsächlich bezahlen, entscheidet sich an drei anderen Stellen: am Honorarmodell, an der Bezugsgröße — und an dem, was es kostet, wenn die Besetzung schiefgeht.
Die drei Honorarmodelle im Markt
Erfolgsbasiert (Contingency): Meist 20 bis 30 Prozent, fällig erst, wenn der Kandidat unterschreibt. Vorher zahlen Sie nichts — und genau da liegt der Haken. Der Vermittler trägt das volle Suchrisiko und verhält sich entsprechend: Er arbeitet an vielen Mandaten gleichzeitig, steckt seine Zeit in die mit der besten Abschlusswahrscheinlichkeit und in keines mehr als nötig. Für breite Profile mit vielen verfügbaren Kandidaten ist das völlig in Ordnung. Bei engen Profilen heißt es: Ihr Auftrag liegt hinten in der Schlange, und niemand sagt es Ihnen.
Retainer (Retained Search): Das Modell für echte Direktansprache. Üblich sind 28 bis 35 Prozent, gezahlt in drei Raten — ein Drittel bei Mandatierung, ein Drittel bei Vorstellung der Shortlist, der Rest bei Vertragsunterschrift. Der Vorschuss ist kein Aufschlag fürs gute Gefühl, er ändert die Arbeitsweise: Der Berater ist bezahlt, bevor der erste Kandidat im Gespräch sitzt, und kann gründlich suchen statt schnell platzieren. Retained-Mandate laufen außerdem fast immer exklusiv. Das klingt nach Bindung, hat aber einen handfesten Vorteil — der Berater muss Ihnen gegenüber liefern, statt mit zwei Wettbewerbern um den schnellsten Abschluss zu rennen.
Festpreis oder Pauschale: Ein fester Betrag je Besetzung, unabhängig vom Einkommen der Position. Verbreitet im Volumen-Recruiting — und das Standardmodell überall dort, wo es gar kein Gehalt gibt, auf das man Prozente rechnen könnte.
Die Bezugsgröße: der eigentliche Streitpunkt
Verhandelt wird in der Praxis selten über den Prozentsatz. Gestritten wird über die Basis. Marktstandard ist das Jahreszieleinkommen: Fixum plus variable Vergütung bei Zielerreichung, nicht das Grundgehalt allein. Bei Vertriebspositionen macht das viel aus — 80.000 Euro fix und 70.000 Euro variabel ergeben eine Honorarbasis von 150.000 Euro, nicht von 80.000.
Klären Sie vor der Beauftragung schriftlich, was hineingerechnet wird: garantierte Boni, Einmalzahlungen, der geldwerte Vorteil des Firmenwagens. Ein seriöser Berater legt diese Definition in den Vertrag, bevor die Suche beginnt. Nicht in die Rechnung danach.
Eine Beispielrechnung
Gesucht: ein Vertriebsleiter für einen Finanzvertrieb, Zieleinkommen 160.000 Euro (90.000 fix, 70.000 variabel). Retained-Mandat zu 30 Prozent macht 48.000 Euro Gesamthonorar — 16.000 bei Beauftragung, 16.000 zur Shortlist nach vier bis acht Wochen, 16.000 bei Unterschrift des Kandidaten.
Dieselbe Position rein erfolgsbasiert zu 25 Prozent: 40.000 Euro. Auf dem Papier 8.000 Euro gespart. Gekauft haben Sie dafür einen anderen Prozess — einen, bei dem dort gesucht wird, wo schon Kandidaten vorliegen, und Ihr Mandat mit jedem anderen Auftrag des Vermittlers konkurriert. Ob die Ersparnis das wert ist, hängt davon ab, wie eng das Profil ist. Und wie teuer ein weiteres halbes Jahr Vakanz wäre.
Ein Punkt, der sich verhandeln lässt: Wer mehrere Positionen im selben Mandat besetzt, kann Staffelhonorare vereinbaren — ab der zweiten Besetzung sinkt der Satz, weil Marktanalyse und Zielfirmenliste bereits stehen.
Der Sonderfall: Selbständige ohne Gehalt
Die Prozentlogik bricht zusammen, sobald die gesuchte Person gar kein Gehalt bezieht. Ein selbständiger Immobilienmakler, ein Finanzberater nach HGB §84, ein Franchisenehmer: Es gibt kein Jahresbrutto, auf das sich 30 Prozent rechnen ließen. Viele Personalberatungen lehnen solche Mandate deshalb ab — oder behelfen sich mit fiktiven Einkommensannahmen, die keine Seite ernsthaft prüfen kann.
Durchgesetzt haben sich zwei Modelle: ein Pauschalhonorar je gewonnenem Partner oder ein projektbasiertes Suchmandat, etwa wenn ein Vertrieb in einer Region fünf neue Berater aufbauen will. Beides ist planbarer als jede Prozentrechnung. Es setzt allerdings voraus, dass der Berater den Marktwert dieser Profile einschätzen kann. Was ist ein Makler mit eigenem Bestand wert? Was ein §84er, der 400.000 Euro Provision im Jahr schreibt? Wer diese Fragen nicht aus eigener Marktkenntnis beantworten kann, kann auch keinen seriösen Preis dafür nennen.
Was im Honorar steckt — und was nicht
Ein Retained-Honorar bezahlt keinen Lebenslauf, sondern einen Prozess: Marktanalyse und Zielfirmenliste, Identifikation der relevanten Personen, mehrstufige Direktansprache, Qualifizierungsgespräche, strukturierte Interviews mit Berichten an Sie, Referenzprüfung, Begleitung bis zur Unterschrift — und idealerweise durch die ersten Monate danach. Hinter einem Drei-Monats-Mandat stehen 150 bis 250 Beraterstunden.
Zur Seriosität gehört die Garantie: Geht der Kandidat in der Probezeit oder den ersten sechs Monaten wieder, wird kostenfrei nachbesetzt. Wer keine Nachbesetzungsgarantie anbietet, sagt damit etwas über das Vertrauen in die eigene Auswahl.
Vier Vertragsdetails fehlen in vielen Angeboten und werden später teuer. Spesen: Reisekosten, Eignungsdiagnostik oder Anzeigenschaltungen werden teils separat berechnet — fragen Sie, ob das Honorar alles abdeckt. Mindesthonorar: Bei niedrigeren Einkommen setzen viele Beratungen eine Untergrenze von 25.000 bis 30.000 Euro an; die steht selten im Erstgespräch, aber immer im Vertrag. Off-Limits: Ein seriöser Berater verpflichtet sich, platzierte Kandidaten — besser noch: Ihr ganzes Haus — für einen definierten Zeitraum nicht selbst anzusprechen, üblich sind zwei Jahre. Und die Kündigungsfrage: Was passiert mit gezahlten Raten, wenn Sie das Mandat abbrechen oder die Position intern besetzen? Wer das vor der Unterschrift regelt, verhandelt einmal. Alle anderen verhandeln über jede Rechnung.
Österreich und die Schweiz
Die Honorarlogik ist im gesamten DACH-Raum dieselbe: Prozentsatz auf das Jahreszieleinkommen, gleiche Modelle, gleiche Drittelung. Österreich liegt auf deutschem Niveau. In der Schweiz sind die Prozentsätze vergleichbar, die absoluten Beträge wegen des Lohnniveaus aber deutlich höher — die Vertriebsleiterposition, die in Frankfurt 150.000 Euro trägt, liegt in Zürich schnell bei 180.000 bis 220.000 Franken, und das Honorar wächst mit. Wer grenzüberschreitend besetzt, sollte vorab klären, auf welche Währung und welches Einkommensniveau sich die Basis bezieht.
Die Rechnung, die wirklich zählt
Das Honorar ist die sichtbare Zahl. Die unsichtbaren sind größer.
Ein Baufinanzierungsberater, der 300.000 Euro Provisionsumsatz im Jahr einspielt, kostet bei sechs Monaten Vakanz 150.000 Euro Umsatz, der nicht nachgeholt wird — das Drei- bis Fünffache eines üblichen Honorars. Bei Führungspositionen kommt hinzu: Teams ohne Führung verlieren Leistungsträger, und jeder davon ist die nächste Vakanz.
Dazu die Fehlbesetzung. Die gängigen Schätzungen liegen beim Ein- bis Dreifachen des Jahresgehalts — Einarbeitung, liegengebliebenes Geschäft, Trennungskosten, eine zweite Suche, die wieder bei null anfängt. Wer einmal eine Führungskraft nach vierzehn Monaten wieder verabschiedet hat, hält diese Zahlen nicht für übertrieben. Gemessen daran ist die Differenz zwischen 25 und 32 Prozent Honorar eine Rundungsgröße.
Woran Sie erkennen, ob der Preis gerechtfertigt ist
15 Prozent für angebliche Direktansprache bedeutet fast immer: Datenbanksuche unter anderem Etikett. Echte Direktansprache mit den beschriebenen Prozessschritten ist zu diesem Preis nicht kostendeckend zu leisten. Den Unterschied zwischen Headhunter und Personalvermittler erkennen Sie ohnehin nicht am Titel, sondern an der Methode — und eben am Preis.
Vier Fragen vor jeder Beauftragung: Wie viele Mandate laufen parallel pro Berater? Exklusiv oder im Wettbewerb? Welche Garantie bei Ausscheiden des Kandidaten? Und wie sieht das Reporting während der Suche aus — Zielfirmenliste, Ansprachestand, Absagegründe? An der letzten Frage scheitern die meisten Anbieter. Wer darauf keine konkrete Antwort hat, hat keinen Prozess.
Optimieren Sie am Ende nicht den Prozentsatz, sondern den Preis pro passender Besetzung. Und der entscheidet sich daran, ob der Berater Ihren Markt kennt, bevor er Ihre Stelle kennt.
→ Mehr über unseren Executive-Search-Ansatz
